Comment bien rédiger un e-mail en anglais ? On vous dit tout !

Améliorer vos compétences rédactionnelles en anglais, grâce à l’adjonction de certaines expressions et formules de politesse, vous permettra de communiquer avec plus de clarté et de précision avec vos collaborateurs, fournisseurs et clients.

 

Step 1 : Identifier le registre
Step 2 : Choisir la formule qui convient le mieux

 

  1. Les formules de salutations :

Dear Mr./ Dear Mrs. Smith,

Ici, vous ne prenez pas de risque. Vous pourriez vous adresser à une personne plus âgée, ou quelqu’un que vous ne connaissez pas.

Hello Mr./ Hello Mrs. Smith,

Good Morning/afternoon Mr. /Mrs. Smith,

Ceci fonctionne autant pour dire « Bonjour Monsieur, Madame » que pour dire « Bonjour » ou « Bon après midi », selon l’heure de la journée.

Dear Suzy,

Cette formule : « Dear » + prénom, fonctionne lorsque l’on connaît la personne mais que l’on veut maintenir une distance. Nous avons en français la même idée avec l’utilisation du prénom et le « vous » : Suzy, avez-vous pris connaissance… »

“Hi there” et « Hello everyone »

Ces expressions peuvent être utilisées lorsque l’on s’adresse à quelqu’un dont on ne connaît pas le prénom, par exemple, une personne vers qui nous avons été dirigé dans un service, ou bien un groupe de personnes.

 

Et enfin, celle-ci, qui est sans doute la plus utilisée :

Hi / Hello / Good morning/afternoon Jack !

  1. Introduire une formule de politesse 

1/ Formel

“I hope this email finds you well” – J’espère que ce courriel vous parviendra en bonne et due forme

“I hope all is well” – J’espère que tout va bien pour vous.

“It was a pleasure meeting/speaking with you” – C’était un plaisir de vous rencontrer/parler.

“It was great to meet/speak with you” – Je suis ravi(e) d’avoir fait votre connaissance/ d’avoir pu échanger avec vous.

 

2/ Courant / formel

“I hope you’re doing well” – J’espère que vous allez bien.

“It was nice speaking with you.” – C’était agréable d’échanger avec vous.

 

3/ Usage courant

“How are you ?” – Comment allez-vous ? – ou – Comment-vas-tu ?

“It was great chatting with you!” –  C’est un plaisir de discuter avec toi.

 

4/ Informel

“Hey, what’s up?” – Coucou, quoi de neuf ?

“How is it going?” – Comment vont les choses/ comment ça va de ton côté ?

“Great to catch up with you!” – C’était top de te revoir!

 

 

  1. Le corps du texte : phrases d’accroche et phrases de relance

Dans votre mail, commencez, comme en français, avec une phrase d’accroche.

Voici quelques phrases pour introduire le sujet :

  • “I am writing with regard to…” – Je vous écris au sujet de…
  • “I am writing in connection with…” – Je vous écris au sujet de…
  • “I am writing to let you know…” – Je vous écris afin de vous informer que…
  • “I am delighted to tell you…” – Je suis ravi de vous annoncer que…
  • “I regret to inform you that…” – Je suis navré de vous informer que…
  • “I am writing to thank you for…” – Je vous écris pour vous remercier de…

 

Lorsqu’il s’agit d’une relance, préférez ces tournures :

  • “Following up on my last email”– Suite à mon précédent mail…
  • “Following up on our phone call” – Suite à notre appel téléphonique/ entretien téléphonique…
  • “I’m writing to follow up on our last conversation” – Je vous écris suite à notre précédente conversation…
  • “Have you had a chance to look at” – Avez-vous eu un moment pour regarder..

 

Astuce : dans le sujet du mail, pour éviter malentendus ou faux-amis, posez directement une question, ou indiquez clairement le sujet du mail.

Quelques exemples :

  • RE: September flagship store report
  • Job Application – Sales Assistant – Central office
  • Missing invoices – High Street Store
  • Lunch meeting Friday 15th

 

  1. L’appel à action : cette partie doit être rédigée de façon succincte et précise. Essayez ces différentes formules :
    1. Pour proposer un rendez-vous 
  • “Are you available anytime next week?” – Êtes-vous disponible un moment de la semaine prochaine ?
  • “Here’s my calendar link to book a time this week or next” – Voici un lien vers mon calendrier pour prévoir un créneau cette semaine ou la suivante.
  • “Would you like to book in a meeting this week?” – Souhaiteriez-vous réaliser une réunion cette semaine ?
  • “ I’d love to pick up on our conversation. When’s a good time to chat?” – J’aimerais poursuivre notre conversation, quel serait un bon moment pour échanger ?
  • “Can we hop on a quick call at the end of the week?” – Pouvons-nous réaliser un appel rapide à la fin de la semaine ?
  • “Are you free to meet next Monday?”- Êtes-vous disponible pour une rencontre lundi prochain ?
  • “Are you free to chat on Wednesday?”- Êtes-vous disponible pour en parler mercredi ?

Petit rappel : N’oubliez pas la majuscule pour les jours de la semaine, et les mois !

➔ Wednesday 5th of November

 

  1. Pour envoyer une pièce jointe
  • “Please find attached” – Je vous prie de trouver ci-joint – ou – Veuillez s’il vous plait trouver en pièce jointe.
  • “Attached, you will find..” – En pièce jointe, vous trouverez …
  • “The document is attached” – Le document est en pièce jointe.
  • “You’ll find the attachment below” – Vous trouverez, ci-dessous, la pièce jointe.
  • “Could you please complete/sign and return the attached document ?” – Pouvez-vous s’il vous nous retourner le document ci-joint dûment complété/signé ?

 

  1. Pour émettre un refus ou une opposition

Astuce : Il est toujours mieux de commencer par une phrase positive :

  • “I appreciate the offer, but…” – J’apprécie votre proposition, mais…
  • “Thank you for your offer. I think we may need some more time.” – Merci pour votre offre. Je pense que nous avons besoin d’un temps supplémentaire de réflexion.
  • “That might not be the best solution.” – Ce n’est peut-être pas la meilleure solution.
  • “I think we can probably do better than that.” – Je pense que nous pouvons probablement faire mieux que cela.
  • “I don’t know if that would work.” – Je ne sais pas si cela fonctionnerait.
  • “I’m afraid I have no availabilities next week / on the 12th / on Monday” – Je suis navré(e) mais je n’ai aucun disponibilité la smeaine prochaine / le 12 / lundi
  • “Would it be possible to …” – Est-il possible de …

 

  1. Pour indiquer une erreur
  • “It looks like…” ou “It seems that… ” – On dirait que.. Il semblerait que…
  • “Didn’t we agree on…” N’étions-nous pas d’accord sur…

 

  1. La conclusion
  • “I look forward to hearing from you soon” Je reste dans l’attente de votre prompt retour (Le plus utilisé)
  • “Please let me know if you have any questions” Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
  • “For further information, please do not hesitate to contact me” Pour plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter.
  • “Thank you in advance” Merci d’avance
  • “If I can be of any further assistance, please let me know” Si je peux vous apporter plus de renseignements, n’hésitez pas à me le faire savoir.

 

C’est à vous maintenant ! ☺